企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)務(wù)
目前，理論界對(duì)于企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)概念還沒有統(tǒng)一的定義。中天恒3C框架認(rèn)為，企業(yè)文化的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，是在遵循國家和企業(yè)文化相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，以國家監(jiān)管部門制定的內(nèi)部控制規(guī)范及其應(yīng)用指引為依據(jù)，結(jié)合各自企業(yè)文化實(shí)際情況，用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法，構(gòu)建企業(yè)自身企業(yè)文化內(nèi)部控制體系的動(dòng)態(tài)過程。簡單說，企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是構(gòu)建企業(yè)文化內(nèi)控的首要環(huán)節(jié)。
企業(yè)文化的定義及內(nèi)控設(shè)計(jì)流程
一般而言，企業(yè)文化的定義大致有三種。狹義的定義認(rèn)為，企業(yè)文化屬于意識(shí)范疇，僅僅包括企業(yè)的思想、意識(shí)、習(xí)慣、感情領(lǐng)域。廣義的定義認(rèn)為，企業(yè)文化是指企業(yè)在創(chuàng)業(yè)和發(fā)展的過程中所形成的物質(zhì)文明和精神文明的總和，包括企業(yè)管理中的硬件與軟件、外顯文化與隱型文化(或者稱為“表層文化與深層文化”)兩部分。折中定義認(rèn)為，企業(yè)文化是指企業(yè)全體員工在長期的創(chuàng)業(yè)和發(fā)展過程中培育形成并共同遵守的最高目標(biāo)、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)、基本信念及行為規(guī)范，是企業(yè)理念形態(tài)文化、物質(zhì)形態(tài)文化和制度形態(tài)文化的復(fù)合體。
《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第5號(hào)——企業(yè)文化》(以下簡稱《五號(hào)應(yīng)用指引》)第二條規(guī)定：“本指引所稱企業(yè)文化，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐中逐步形成的、為整體團(tuán)隊(duì)所認(rèn)同并遵守的價(jià)值觀、經(jīng)營理念和企業(yè)精神，以及在此基礎(chǔ)上形成的行為規(guī)范的總稱。”《五號(hào)應(yīng)用指引》中定義的企業(yè)文化，是指企業(yè)為整體團(tuán)隊(duì)所認(rèn)同并遵守的價(jià)值觀、經(jīng)營理念和企業(yè)精神，高度概括了企業(yè)文化的內(nèi)容。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《五號(hào)應(yīng)用指引》的要求，通過設(shè)計(jì)內(nèi)部控制手冊(cè)，使全體員工了解企業(yè)文化的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程等情況，明確權(quán)責(zé)分配，正確行使職權(quán)，從而促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，創(chuàng)造知識(shí)產(chǎn)品的腦力勞動(dòng)將成為社會(huì)勞動(dòng)的主要形式。這預(yù)示著文化管理必將取代科學(xué)管理，成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代唯一適用的管理模式。對(duì)待復(fù)雜的、無形的腦力勞動(dòng)，企業(yè)的管理重點(diǎn)則必須轉(zhuǎn)移到進(jìn)行“自我控制”的軌道上來。也就是說，企業(yè)要注重滿足員工自我實(shí)現(xiàn)需要的內(nèi)在激勵(lì)，注意更充分地尊重員工，鼓勵(lì)員工的敬業(yè)精神和創(chuàng)新精神，并且在價(jià)值觀方面取得共識(shí)，而培育共同價(jià)值觀正是企業(yè)文化建設(shè)的核心內(nèi)容。
同時(shí)，在服務(wù)致勝時(shí)代，理性管理必然讓位于以人為中心的、高度重視觀念和情感因素的非理性管理模式，即文化管理。這種管理模式并不排除理性因素，而是使之與非理性因素有機(jī)結(jié)合，相得益彰。
企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，基本流程包括設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)實(shí)施、試行及完善等。中天恒在豐富的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)踐中總結(jié)的描述現(xiàn)狀、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、設(shè)計(jì)控制是內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的三個(gè)關(guān)鍵方面，同樣適應(yīng)企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。不過，根據(jù)企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的需要，在基本流程的基礎(chǔ)上，還要有更多層次的具體流程，每個(gè)具體流程中需要明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應(yīng)的表單等，要突出企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的特色。
描述企業(yè)文化現(xiàn)狀
企業(yè)構(gòu)建與實(shí)施企業(yè)文化內(nèi)部控制，首先要在認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)文化的現(xiàn)狀進(jìn)行仔細(xì)梳理，了解企業(yè)文化的現(xiàn)狀。梳理企業(yè)文化現(xiàn)狀的工作涉及方方面面，主要包括：
1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，是梳理企業(yè)文化方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，重點(diǎn)關(guān)注有無企業(yè)文化的方面的相關(guān)制度，是否完善、是否執(zhí)行;有無具體可控的操作文件或表單等等。筆者注意到，對(duì)大多數(shù)企業(yè)來說，企業(yè)文化制度是比較欠缺的。
2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。企業(yè)文化現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程到底怎么樣，包括哪些環(huán)節(jié)，是否能有效控制企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，并要將企業(yè)文化方面的現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程用圖表的形式描繪出來。
3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。根據(jù)企業(yè)文化的實(shí)際情況，確定企業(yè)文化的業(yè)務(wù)流程目錄。這可為企業(yè)構(gòu)建與實(shí)施企業(yè)文化內(nèi)部控制界定邊界。企業(yè)不同，企業(yè)文化的業(yè)務(wù)流程目錄肯定也不一樣。簡單說，企業(yè)文化業(yè)務(wù)流程可簡單分為企業(yè)文化的建設(shè)和評(píng)估兩個(gè)主要階段。
本階段企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)工作的成果是形成《企業(yè)文化內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《企業(yè)文化流程目錄》、《企業(yè)文化業(yè)務(wù)流程圖、表》等。
評(píng)估企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基本程序?yàn)椋鹤R(shí)別企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行具體描述;分析企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，編制企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)分析表;評(píng)價(jià)企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，編制企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表;確定企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略;提出企業(yè)文化重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案。在實(shí)踐中，企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)分析及其評(píng)價(jià)是合在一起進(jìn)行的。而企業(yè)文化重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案的提出要看企業(yè)是否需要，這也可以在企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成后單獨(dú)進(jìn)行。
1、識(shí)別并描述風(fēng)險(xiǎn)。評(píng)估企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，首先要把企業(yè)文化具體風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來，然后整理出整體層面的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)文化具體風(fēng)險(xiǎn)是多種多樣的，因企業(yè)的不同而不同。關(guān)于企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，按照《五號(hào)應(yīng)用指引》要求，在評(píng)估企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，設(shè)計(jì)人員至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn)：缺乏積極向上的企業(yè)文化，可能導(dǎo)致員工喪失對(duì)企業(yè)的信心和認(rèn)同感，企業(yè)缺乏凝聚力和競爭力;缺乏開拓創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，影響可持續(xù)發(fā)展;缺乏誠實(shí)守信的經(jīng)營理念，可能導(dǎo)致舞弊事件的發(fā)生，造成企業(yè)損失，影響企業(yè)信譽(yù);忽視企業(yè)并購重組中的文化差異和理念沖突，可能導(dǎo)致并購重組失敗。
2、分析風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)文化理風(fēng)險(xiǎn)分析的內(nèi)容很多，一般應(yīng)從成因和結(jié)果兩個(gè)方面進(jìn)行，并編制企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)分析表。
3、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)應(yīng)從可能性和影響程度兩個(gè)維度進(jìn)行，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排序、劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并編制企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表。
4、選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的結(jié)果，針對(duì)不同等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)選擇企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的過程。不同等級(jí)的企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)采取的應(yīng)對(duì)策略不一樣，一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略。不論選擇哪種策略應(yīng)對(duì)企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)，都需要編制企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)表。
5、編制風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫或繪制風(fēng)險(xiǎn)圖譜。依據(jù)企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果編制企業(yè)文化層面的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫或繪制風(fēng)險(xiǎn)圖譜。企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫基本要素包括業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)排序、應(yīng)對(duì)策略、剩余風(fēng)險(xiǎn)等，也可以加上內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成后控制措施、控制部門或崗位等等。風(fēng)險(xiǎn)圖譜一般適用于公司層面的風(fēng)險(xiǎn)描述。
本階段企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)工作的成果是形成《企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)及其描述表》、《企業(yè)文化整體層面風(fēng)險(xiǎn)清單》、《企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)分析表》、《企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表》、《企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略表》、《企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)解決方案》等。
設(shè)計(jì)企業(yè)文化內(nèi)部控制
設(shè)計(jì)企業(yè)文化控制，就是在評(píng)估企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)企業(yè)文化內(nèi)部控制的過程，是企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)基本程序包括：確定企業(yè)文化關(guān)鍵控制點(diǎn);明確企業(yè)文化控制目標(biāo);提出企業(yè)文化控制措施;設(shè)計(jì)企業(yè)文化控制證據(jù);完善企業(yè)文化相關(guān)制度;繪制企業(yè)文化控制流程圖;編制企業(yè)文化控制矩陣。
1、設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施企業(yè)文化內(nèi)部控制過程中，要針對(duì)企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，確定企業(yè)文化的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，并編制企業(yè)文化控制要點(diǎn)表。確定企業(yè)文化的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制是件很困難的事，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定，也因人們的專業(yè)判斷的不同而不同?！段逄?hào)應(yīng)用指引》重點(diǎn)對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)、企業(yè)文化的評(píng)估等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。
2、設(shè)計(jì)控制目標(biāo)。企業(yè)文化內(nèi)部控制目標(biāo)就是要保證企業(yè)文化合法、安全、有效、可靠，從而有效控制缺乏積極向上的企業(yè)文化，可能導(dǎo)致員工喪失對(duì)企業(yè)的信心和認(rèn)同感，企業(yè)缺乏凝聚力和競爭力;缺乏開拓創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，影響可持續(xù)發(fā)展;缺乏誠實(shí)守信的經(jīng)營理念，可能導(dǎo)致舞弊事件的發(fā)生，造成企業(yè)損失，影響企業(yè)信譽(yù);忽視企業(yè)并購重組中的文化差異和理念沖突，可能導(dǎo)致并購重組失敗等方面的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際工作中，企業(yè)文化內(nèi)部控制目標(biāo)應(yīng)根據(jù)識(shí)別出來的企業(yè)文化可能存在的具體風(fēng)險(xiǎn)來設(shè)計(jì)，不能固定化、模式化。
3、設(shè)計(jì)控制措施。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文化建設(shè)，培育積極向上的價(jià)值觀和社會(huì)責(zé)任感，倡導(dǎo)誠實(shí)守信、愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，樹立現(xiàn)代管理理念，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮主導(dǎo)作用。企業(yè)員工應(yīng)當(dāng)遵守員工行為守則，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)法制教育，增強(qiáng)董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級(jí)管理人員和員工的法制觀念，嚴(yán)格依法決策、依法辦事、依法監(jiān)督，建立健全法律顧問制度和重大法律糾紛案件備案制度。
4、設(shè)計(jì)控制證據(jù)。為了企業(yè)文化制度能夠有效實(shí)施，需要制定必要的表單，作為企業(yè)文化制度的附件，為企業(yè)文化過程留下控制證據(jù)。企業(yè)文化相關(guān)文件資料很多，包括企業(yè)發(fā)展愿景、價(jià)值觀、文化規(guī)范、員工行為守則、企業(yè)文化溝通記錄、員工文化教育和熏陶記錄、企業(yè)文化評(píng)估報(bào)告等。
5、優(yōu)化控制制度。企業(yè)需要建立一系列制度體系和機(jī)制保障，促進(jìn)企業(yè)文化的作用得到有效發(fā)揮。企業(yè)文化控制制度不是獨(dú)立建立一套新的制度，而是將內(nèi)部控制思想嵌入到企業(yè)文化制度中去。企業(yè)文化制度應(yīng)制定多少個(gè)，內(nèi)容包括哪些，這因企業(yè)的不同而不同。
《五號(hào)應(yīng)用指引》界定了企業(yè)文化的定義，描述了企業(yè)文化中的風(fēng)險(xiǎn)，明確了企業(yè)文化的建設(shè)、企業(yè)文化的評(píng)估方面的控制措施，對(duì)優(yōu)化企業(yè)文化制度具有重要意義。
6、繪制控制流程圖。一般而言，企業(yè)文化內(nèi)部控制流程圖大多業(yè)務(wù)流程圖，都沒有標(biāo)注企業(yè)文化風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。中天恒3C框架主張繪制企業(yè)文化控制流程圖要根據(jù)企業(yè)文化流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制點(diǎn)及其相關(guān)的控制措施，結(jié)合具體單位的實(shí)際情況來繪制。特別要強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)把企業(yè)文化內(nèi)部控制流程和企業(yè)文化流程整合在一起，并在圖上標(biāo)示風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。
7、編制控制矩陣。企業(yè)文化控制矩陣是對(duì)企業(yè)文化流程圖中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制措施和控制證據(jù)等的詳細(xì)說明與描述，是企業(yè)文化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)結(jié)果的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊(cè)重要的組成部分，是上述工作的綜合匯總。
