采購(gòu)，主要是指企業(yè)外購(gòu)商品并支付價(jià)款的行為。物資采購(gòu)，主要是指以生產(chǎn)為目的的主要材料、輔助材料、工具、備件和設(shè)備等物資的購(gòu)買活動(dòng),對(duì)于組織產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)和專項(xiàng)工程而言尤為重要，因?yàn)椴少?gòu)活動(dòng)關(guān)系到這些物資的成本及質(zhì)量，對(duì)于生產(chǎn)、建設(shè)等過程也有重大影響。任何組織在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中都要涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)，以保證組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
采購(gòu)?fù)瞧髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理中薄弱的一環(huán)，也最容易滋生“暗箱操作”、以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，積壓浪費(fèi)。因此，通過對(duì)采購(gòu)與付款全過程的監(jiān)控，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，為提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供有力保證。
從中天恒管理咨詢公司內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理咨詢的實(shí)踐來看，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)至少存在著：采購(gòu)計(jì)劃程序失控；采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)不當(dāng)；采購(gòu)計(jì)劃分解不到位；采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行不徹底；采購(gòu)計(jì)劃與其他計(jì)劃不協(xié)調(diào)。在物資采購(gòu)過程中，采購(gòu)計(jì)劃程序失控、采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)不當(dāng)、采購(gòu)計(jì)劃分解不到位、采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行不徹底、采購(gòu)計(jì)劃與其他計(jì)劃不協(xié)調(diào)等是影響物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的重要因素，企業(yè)內(nèi)部控制人員在對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃管理時(shí)應(yīng)該予以關(guān)注。在采購(gòu)合同管理中還存在著盲目簽定采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)；合同無效風(fēng)險(xiǎn)；合同條款不利風(fēng)險(xiǎn)；合同違約風(fēng)險(xiǎn)；合同檔案管理混亂風(fēng)險(xiǎn)。
歸納起來，采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：采購(gòu)行為違反國(guó)家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失；采購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；請(qǐng)購(gòu)依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或發(fā)生舞弊；采購(gòu)行為違反法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定，可能受到有關(guān)部門的處罰造成資產(chǎn)損失；驗(yàn)收程序不規(guī)范，可能造成賬實(shí)不符或資產(chǎn)損失；付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損等方面的風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)在建立與實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制中，至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)下列關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制：
一是職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)控制。企業(yè)職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。具體控制政策和措施包括：
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：請(qǐng)購(gòu)與審批；供應(yīng)商的選擇與審批；采購(gòu)合同協(xié)議的擬訂、審核與審批；采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)記錄；付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。有條件的企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，采購(gòu)職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)盡量集中，以提高采購(gòu)效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費(fèi)用。
企業(yè)可以根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購(gòu)人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，并在采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購(gòu)登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同協(xié)議、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。
二是請(qǐng)購(gòu)與審批控制。企業(yè)請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)明確，請(qǐng)購(gòu)依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)。具體控制政策和措施包括：
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。企業(yè)采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。需求部門提出的采購(gòu)需求，應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)類別、質(zhì)量等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的請(qǐng)購(gòu)部門，對(duì)需求部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)由審批人對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，設(shè)置請(qǐng)購(gòu)部門的，應(yīng)當(dāng)由請(qǐng)購(gòu)部門對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審批制度。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及企業(yè)實(shí)際需要對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。
三是采購(gòu)與驗(yàn)收控制。企業(yè)采購(gòu)行為應(yīng)當(dāng)合法合規(guī)，采購(gòu)與驗(yàn)收流程及有關(guān)控制措施應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范。具體控制政策和措施包括：
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對(duì)采購(gòu)方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序及計(jì)量方法等作出明確規(guī)定，確保采購(gòu)過程的透明化以及所購(gòu)商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購(gòu)要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度，由企業(yè)的采購(gòu)部門、請(qǐng)購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、財(cái)會(huì)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門共同對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括對(duì)所購(gòu)商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、信用等級(jí)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)緊急、小額零星采購(gòu)的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或服務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購(gòu)方式。大宗商品或服務(wù)等的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品或服務(wù)等的采購(gòu)可以采用詢價(jià)或定向采購(gòu)的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或服務(wù)等的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)例外緊急需求、小額零星采購(gòu)等特殊采購(gòu)處理程序作出明確規(guī)定。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)價(jià)格形成機(jī)制。大宗商品或勞務(wù)采購(gòu)等應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式確定采購(gòu)價(jià)格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)行情制定最高采購(gòu)限價(jià)，不得以高于采購(gòu)限價(jià)的價(jià)格采購(gòu)。以低于最高采購(gòu)限價(jià)進(jìn)行采購(gòu)的可以適當(dāng)方式予以獎(jiǎng)勵(lì)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情的變化適時(shí)調(diào)整最高采購(gòu)限價(jià)。委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信息，由采購(gòu)、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購(gòu)也應(yīng)當(dāng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對(duì)采購(gòu)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)單價(jià)高、數(shù)量多的物資采購(gòu)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)制度。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同協(xié)議等采購(gòu)文件，由專門的驗(yàn)收部門或人員、采購(gòu)部門、請(qǐng)購(gòu)部門以及供應(yīng)商等各方共同對(duì)所購(gòu)物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。
四是付款控制。企業(yè)付款方式和程序、與供應(yīng)商的對(duì)賬辦法應(yīng)當(dāng)有明確規(guī)定。具體控制政策和措施包括：
財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)參與商定對(duì)供應(yīng)商付款的條件。企業(yè)采購(gòu)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)合同協(xié)議約定的付款條件以及采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核后，提交企業(yè)相關(guān)權(quán)限的機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行審批，辦理付款。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合判斷；對(duì)有疑問的預(yù)付賬款及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。
從中天恒管理咨詢公司內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理咨詢的實(shí)踐來看，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)主要關(guān)注：
一是采購(gòu)控制環(huán)境。采購(gòu)控制環(huán)境包括以下內(nèi)容：董事會(huì)成員的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)豐富程度、獨(dú)立性地位、獨(dú)立董事所占比例、審計(jì)委員會(huì)的設(shè)置情況；管理者對(duì)待物資采購(gòu)內(nèi)部控制的重視程度、采取的經(jīng)營(yíng)理念和管理模式；企業(yè)文化所塑造的員工基本信念、價(jià)值觀念、思維和行為方式；組織結(jié)構(gòu)的適當(dāng)性、權(quán)責(zé)劃分的明確性、獎(jiǎng)懲的分明性、崗位設(shè)置的合理性、人員素質(zhì)的適當(dāng)性；組織人力資源政策的適當(dāng)性等。
二是采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估包括：物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。
三是采購(gòu)控制活動(dòng)。物資采購(gòu)活動(dòng)包括以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)授權(quán)；職責(zé)分離；質(zhì)量驗(yàn)收控制；物資采購(gòu)招標(biāo)控制；憑證和記錄控制；資產(chǎn)接觸和記錄使用控制；獨(dú)立檢查；物價(jià)信息控制。
四是采購(gòu)信息與溝通。物資采購(gòu)相關(guān)信息除了涉及財(cái)務(wù)信息外，還涉及非財(cái)務(wù)信息，如物價(jià)變動(dòng)信息、市場(chǎng)需求信息、經(jīng)濟(jì)政策信息、技術(shù)信息、供應(yīng)渠道變化信息、業(yè)務(wù)流程再造信息等。信息溝通方式包括：政策手冊(cè)；財(cái)務(wù)報(bào)告手冊(cè)；備查簿；口頭交流；例外情況報(bào)告；管理事例。
五、采購(gòu)監(jiān)督。采取監(jiān)督包括：物資采購(gòu)內(nèi)部控制自我評(píng)估；內(nèi)部審計(jì)報(bào)告；內(nèi)部控制例外情況報(bào)告；操作人員反饋；顧客投訴等。
