人力資源內(nèi)部控制設(shè)計實務(wù)
對于人力資源內(nèi)部控制設(shè)計的概念，業(yè)內(nèi)還沒有統(tǒng)一的定義。中天恒3C框架認為，人力資源內(nèi)部控制設(shè)計，是在遵循國家和企業(yè)組織架構(gòu)相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，以國家監(jiān)管部門制定的內(nèi)部控制規(guī)范及其應用指引為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的人力資源實際情況，用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法，構(gòu)建企業(yè)自身人力資源內(nèi)部控制體系的一個動態(tài)連續(xù)不斷的過程。簡單說，人力資源內(nèi)部控制設(shè)計，是人力資源內(nèi)部控制建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，是構(gòu)建人力資源內(nèi)部控制體系的全過程。
根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第3號——人力資源》(以下簡稱《三號應用指引》)的界定，人力資源包括董事、監(jiān)事、高級管理人員和全體員工?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)明確要求，企業(yè)人力資源政策應當包括下列內(nèi)容：員工的聘用、培訓、辭退與辭職;員工的薪酬、考核、晉升與獎懲;關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度和定期崗位輪換制度;掌握國家秘密或重要商業(yè)秘密的員工離崗的限制性規(guī)定;有關(guān)人力資源管理的其他政策。
筆者認為，企業(yè)應當制定和實施有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策，應當將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標準，切實加強員工培訓和繼續(xù)教育，不斷提升員工素質(zhì)。
描述現(xiàn)狀
人力資源內(nèi)部控制設(shè)計是復雜的系統(tǒng)工程，基本流程包括設(shè)計準備、設(shè)計實施、試行及完善等。中天恒3C框架認為，描述現(xiàn)狀、風險評估、設(shè)計控制是內(nèi)部控制設(shè)計的三個關(guān)鍵方面，同樣適應人力資源內(nèi)部控制設(shè)計。
事實上，人力資源內(nèi)部控制包括收集資料和了解情況、現(xiàn)狀流程描述、進行風險評估、尋找控制點，確定控制措施、明確控制責任、完善控制證據(jù)、編制內(nèi)部控制文檔、設(shè)計內(nèi)部控制手冊、制度優(yōu)化等等一整套內(nèi)部控制設(shè)計流程。
筆者認為，在基本流程的基礎(chǔ)上，還要有多層次具體流程，每個具體流程中需明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應的表單等，要突出人力資源內(nèi)部控制設(shè)計的特色。
企業(yè)構(gòu)建與實施人力資源內(nèi)部控制，要在認真學習領(lǐng)會國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對企業(yè)內(nèi)部人力資源的現(xiàn)狀進行仔細梳理，了解人力資源的現(xiàn)狀。梳理人力資源現(xiàn)狀的工作涉及方方面面，主要包括：
1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，是梳理人力資源方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，重點關(guān)注企業(yè)有無人力資源方面的相關(guān)制度，如有是否完善、是否執(zhí)行;有無具體可控的操作文件或表單等等。
2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。企業(yè)人力資源現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程到底怎么樣，包括哪些環(huán)節(jié)，是否能有效控制人力資源風險，并要將人力資源方面的現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程用圖表的形式描繪出來。
3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。根據(jù)企業(yè)人力資源的實際情況，確定人力資源的業(yè)務(wù)流程目錄。這可為企業(yè)構(gòu)建與實施人力資源內(nèi)部控制界定邊界。企業(yè)不同，人力資源的業(yè)務(wù)流程目錄肯定也不一樣。不管怎么不一樣，人力資源業(yè)務(wù)流程可簡單分為人力資源的引進與開發(fā)和使用與退出兩個主要階段。
本階段的工作成果是形成《人力資源內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《人力資源流程目錄》、《人力資源業(yè)務(wù)流程圖/表》等。
風險評估
人力資源風險評估的基本程序包括五方面的內(nèi)容：識別人力資源風險，并進行具體描述;分析人力資源風險，編制人力資源風險分析表;評價人力資源風險，編制人力資源風險評價表;確定人力資源風險應對策略;提出人力資源重大風險解決方案。在實踐中，人力資源風險分析及評價是合在一起進行的。人力資源重大風險解決方案要看企業(yè)是否需要，一般在人力資源內(nèi)部控制設(shè)計完成后單獨進行。
本階段的工作成果是形成《人力資源風險及其描述表》、《人力資源整體層面風險清單》、《人力資源風險分析表》、《人力資源風險評價表》、《人力資源風險應對策略表》、《人力資源風險解決方案》等。
1、識別并描述風險。評估人力資源風險，首先要把人力資源具體風險識別出來，然后整理出整體層面的風險。人力資源具體風險是多種多樣的，因企業(yè)的不同而不同。關(guān)于人力資源風險，按照《三號應用指引》的要求，在評估人力資源風險時，設(shè)計人員至少應當關(guān)注下列風險：人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理、開發(fā)機制不健全，可能導致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略難以實現(xiàn);人力資源激勵約束制度不合理、關(guān)鍵崗位人員管理不完善，可能導致人才流失、經(jīng)營效率低下或關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密和國家機密泄露;人力資源退出機制不當，可能導致法律訴訟或企業(yè)聲譽受損。
《三號應用指引》第三條描述了企業(yè)人力資源管理至少應當關(guān)注的風險，可從兩個方面來理解：首先，《三號應用指引》描述的人力資源管理中應當關(guān)注的風險是主要風險，但應該是具有提示性質(zhì)的;
其次，《三號應用指引》描述的人力資源管理風險包括三個方面：人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理、開發(fā)機制不健全，可能導致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略難以實現(xiàn);人力資源激勵約束制度不合理、關(guān)鍵崗位人員管理不完善，可能導致人才流失、經(jīng)營效率低下或關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密和國家機密泄密;人力資源退出機制不當，可能導致法律訴訟或企業(yè)聲譽受損。筆者認為，在現(xiàn)行《勞動法》《勞動合同法》實施之后，企業(yè)面臨的法律訴訟風險日益突出，但企業(yè)對這類風險的重視程度還很不夠，風險意識還比較淡漠。
中天恒3C框架認為，人力資源風險是指企業(yè)人力資源管理過程中對企業(yè)目標實現(xiàn)影響的程度。如果人力資源管理不當，將會給企業(yè)人力資源管理帶來隱患。因此，企業(yè)要強化風險意識，善于用風險管理的方法進行人力資源管理，提高運營效率。
中天恒認為，人力資源管理涉及員工招聘、定崗(輪崗)、培訓、考核、晉升、薪酬、補償、激勵、問責、解聘(淘汰)等活動。人力資源管理風險應與上述活動相聯(lián)系，進行具體識別各自的風險。
2、分析風險。人力資源管理風險分析的內(nèi)容很多，一般應從成因和結(jié)果兩個方面進行，并編制人力資源風險分析表。
3、評價風險。人力資源風險評價應從發(fā)生可能性和影響程度兩個維度進行，根據(jù)評價結(jié)果進行風險排序、劃分風險等級，并編制人力資源風險評價表。
4、選擇風險應對策略。人力資源風險應對是根據(jù)風險評價的結(jié)果，針對不同等級風險選擇人力資源風險應對策略的過程。不同等級的人力資源風險采取的應對策略也不一樣，一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略。不論選擇哪種策略，都需要編制《人力資源風險應對表》。
5、編制風險數(shù)據(jù)庫或風險圖譜。依據(jù)人力資源風險評估的結(jié)果編制人力資源層面的風險數(shù)據(jù)庫或繪制風險圖譜。人力資源層面數(shù)據(jù)庫的基本要素包括業(yè)務(wù)流程、風險描述、風險分析、風險排序、應對策略、剩余風險等，也可以加上內(nèi)部控制設(shè)計完成后控制措施、控制部門或崗位等等。
人力資源內(nèi)部控制設(shè)計
設(shè)計人力資源內(nèi)部控制，就是在評估人力資源風險的基礎(chǔ)上，對人力資源內(nèi)部控制進行設(shè)計的過程。這是人力資源內(nèi)部控制設(shè)計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人力資源內(nèi)部控制設(shè)計基本程序包括：確定人力資源關(guān)鍵控制點;明確人力資源控制目標;提出人力資源控制措施;設(shè)計人力資源控制證據(jù);完善人力資源相關(guān)制度;繪制人力資源控制流程圖;編制人力資源控制矩陣等流程。
本階段的工作成果是形成《人力資源控制控制要點及關(guān)鍵控制表》、《人力資源內(nèi)部控制目標表》、《人力資源內(nèi)部控制措施表》、《人力資源控制證據(jù)表》、《人力資源制度完善建議表》、《人力資源控制流程圖》、《人力資源控制矩陣》等。
1、設(shè)計關(guān)鍵控制點。企業(yè)在構(gòu)建與實施人力資源內(nèi)部控制過程中，要針對人力資源風險評估的結(jié)果，確定人力資源的一般控制點和關(guān)鍵控制點，并編制人力資源控制要點表。
2、設(shè)計控制目標。人力資源內(nèi)部控制的目標就是要保證人力資源合法、安全、有效、可靠，從而有效控制人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理、開發(fā)機制不健全，可能導致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略難以實現(xiàn);人力資源激勵約束制度不合理、關(guān)鍵崗位人員管理不完善，可能導致人才流失、經(jīng)營效率低下或關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密和國家機密泄露;人力資源退出機制不當，可能導致法律訴訟或企業(yè)聲譽受損等方面的風險。實際工作中，人力資源內(nèi)部控制目標應根據(jù)識別出來的人力資源可能存在的具體風險來設(shè)計，不能固定化、模式化。
3、設(shè)計控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實施人力資源內(nèi)部控制過程中，要強化對人力資源控制點，尤其是關(guān)鍵控制點的風險控制，并采取相應的控制措施。人力資源控制措施要與人力資源相融合，嵌入到人力資源流程當中。人力資源總體方面的控制措施是重要的，但更主要的是要針對關(guān)鍵控制點采取具體的控制措施。
4、設(shè)計控制證據(jù)。為了人力資源制度能夠有效實施，企業(yè)需要制定必要的表單，作為人力資源制度的附件，為人力資源實施與控制過程留下證據(jù)。人力資源相關(guān)文件資料很多，包括人力資源總體規(guī)劃、人力資源計劃、選聘人員記錄、崗前培訓記錄、輪崗記錄、人力資源計劃執(zhí)行情況評估報告等。
5、優(yōu)化控制制度。企業(yè)需要建立一系列制度體系和機制保障，促進人力資源的作用得到有效發(fā)揮。人力資源控制制度不是獨立建立一套新的制度，而是將內(nèi)部控制思想嵌入到人力資源制度中去。人力資源制度應制定多少個、內(nèi)容包括哪些，應因企業(yè)的不同而不同。
不論人力資源控制制度采取什么樣的形式制定，企業(yè)都應認真學習領(lǐng)會《基本規(guī)范》、《三號應用指引》等法律法規(guī)的精神實質(zhì)和原則要求，并以此為起點構(gòu)建和實施人力資源內(nèi)部控制。
6、繪制控制流程圖。人力資源內(nèi)部控制流程圖大多是一般業(yè)務(wù)流程圖，未標注人力資源風險點和控制點。中天恒3C框架主張，根據(jù)人力資源流程、風險點、控制點及其相關(guān)的控制措施，結(jié)合具體單位的實際情況來繪制人力資源控制流程圖。特別要強調(diào)的是，應把人力資源內(nèi)部控制流程和人力資源流程整合在一起，并在圖上標示風險點和控制點。
7、編制控制矩陣。人力資源內(nèi)部控制矩陣是對人力資源流程圖中風險點、控制措施和控制證據(jù)等的詳細說明與描述，是人力資源內(nèi)部控制設(shè)計結(jié)果的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊重要的組成部分。實際上是上述內(nèi)部控制設(shè)計工作的綜合匯總。
